Le aziende che si preparano per il Regolamento UE su imballaggi e rifiuti di imballaggio (PPWR) partono spesso dal presupposto che la conformità sia principalmente una questione di comprensione dei requisiti legali e della loro applicazione agli imballaggi esistenti.
In realtà, il PPWR è per la maggior parte delle organizzazioni meno un problema di interpretazione legale, quanto piuttosto un problema di gestione dei dati — più precisamente, un problema di dati dei fornitori. Questa distinzione è importante nello sviluppo dei processi interni o nella scelta del software PPWR.
Quali sono i passi fondamentali?
I passi fondamentali sono:
- La raccolta di informazioni rilevanti dai fornitori sulle sostanze contenute negli imballaggi. Importante: il regolamento non stabilisce se o quale tipo di prove siano richieste — ad esempio, indicazioni sulla quota di riciclato.
- La procedura di valutazione della conformità è il processo di verifica tecnica con cui si dimostra che l'imballaggio soddisfa i requisiti PPWR (vedere di seguito, ad es. riciclabilità, etichettatura, tracciabilità).
- La dichiarazione di conformità viene redatta al completamento della procedura di valutazione e conferma ufficialmente la conformità.
La dichiarazione di conformità non deve essere presentata, ma deve poter essere messa a disposizione in qualsiasi momento su richiesta — ad esempio delle autorità — insieme alla documentazione tecnica. I periodi di conservazione sono di 5 anni per gli imballaggi monouso e 10 anni per gli imballaggi riutilizzabili.
Cosa contiene la dichiarazione di conformità?
La dichiarazione di conformità ai sensi dell'articolo 39 del PPWR è una dichiarazione scritta autonoma con cui gli operatori del mercato confermano e dimostrano che i loro imballaggi soddisfano tutti i requisiti del nuovo Regolamento UE sugli imballaggi. È obbligatoria dal 12 agosto 2026 per ogni imballaggio.
I requisiti per la dichiarazione stessa sono relativamente snelli nel regolamento. In modo sensato, essa contiene — oltre alla conferma del rispetto dei criteri e dei valori limite PPWR — anche le sostanze contenute nell'imballaggio. Tuttavia, questo non è prescritto dalla legge.
Cosa deve essere valutato?
Con diverse scadenze di transizione, si applicano in particolare i seguenti requisiti ai sensi del PPWR:
- Conformità degli imballaggi
- Restrizione delle sostanze pericolose
- Riciclabilità
- Quote minime di riciclato negli imballaggi in plastica
- Minimizzazione degli imballaggi
- Obblighi di informazione, indicazione e notifica
- Divieto di determinati formati di imballaggio e "imballaggi ingannevoli"
- Responsabilità estesa del produttore
- Riduzione dei rifiuti di imballaggio
Chi ha quali compiti?
I fornitori devono fornire le informazioni necessarie. I produttori e gli importatori (=operatori del mercato) devono effettuare la valutazione. Gli operatori del mercato sono le aziende che importano, producono o fanno produrre un imballaggio o un prodotto imballato sotto il proprio nome o marchio — indipendentemente dal fatto che siano titolari del marchio;
- I fornitori sono responsabili della fornitura dei fatti. Devono fornire ai produttori informazioni sui materiali e documenti di accompagnamento affinché la conformità possa essere dimostrata.
- I produttori sono responsabili della dimostrazione della conformità. Possono immettere sul mercato gli imballaggi solo dopo aver raccolto la documentazione tecnica, completato la valutazione della conformità e poter presentare una dichiarazione di conformità.
- Gli importatori sono equiparati ai produttori (operatori del mercato). Prima di immettere gli imballaggi sul mercato, gli importatori devono assicurarsi che la valutazione della conformità e la documentazione siano disponibili e che gli imballaggi siano correttamente etichettati.
- I distributori devono agire con la dovuta diligenza. Non devono verificare nuovamente gli imballaggi, ma devono controllare che siano soddisfatte le condizioni essenziali di conformità, come la corretta registrazione, l'etichettatura e la conformità a monte.
- I titolari del marchio e le modifiche cambiano tutto. Se un importatore o distributore vende imballaggi con il proprio nome o li modifica in modo da compromettere la conformità, il PPWR lo tratta come produttore. Ciò comporta la piena responsabilità.
Come posso implementare il PPWR in modo snello?
Il PPWR introduce requisiti relativi a materiali di imballaggio, caratteristiche di design, riciclabilità, riutilizzo e documentazione. Mentre il quadro giuridico è complesso, la conformità nella pratica quotidiana fallisce per qualcosa di più fondamentale:
- Le informazioni sugli imballaggi sono distribuite tra i fornitori
- I dati vengono forniti in formati e livelli di dettaglio diversi
- Le prove sono sparse tra file, e-mail e cartelle
- Le aspettative degli audit vanno ben oltre una singola presentazione
Fintanto che il PPWR riguarda solo una manciata di prodotti, i fogli di calcolo possono sembrare sufficienti. Non appena i portafogli crescono, diventano inaffidabili.
A questo punto le aziende iniziano a cercare un software PPWR — spesso dopo che un audit interno, una richiesta di un cliente o un'ispezione normativa ha evidenziato delle lacune.
Cosa dovrebbe fare il software PPWR
Non dovreste valutare il software PPWR come meri archivi di documenti o strumenti di reporting. Questo approccio tralascia dove la conformità fallisce effettivamente.
Un software PPWR efficace supporta quattro capacità fondamentali:
1. Raccolta strutturata dei dati dei fornitori
I dati rilevanti per il PPWR provengono da fornitori di imballaggi, trasformatori e produttori di materiali. Il software deve supportare input orientati ai fornitori che rispecchino come i dati di imballaggio si presentano nella pratica.
Ciò significa la raccolta di:
- Materiali e componenti
- Rivestimenti, laminati e materiali compositi
- Rilevanza del contatto alimentare
- Contenuto di riciclato e proprietà di riutilizzo
senza richiedere ai fornitori di interpretare testi giuridici.
2. Interpretazione normativa centralizzata
I fornitori forniscono i fatti. L'applicabilità e l'interpretazione normativa devono avvenire in modo centralizzato.
Una piattaforma di conformità PPWR dovrebbe tradurre internamente i dati su materiali e design in valutazioni normative, garantendo così la coerenza tra prodotti, fornitori e regioni.
Questa separazione è fondamentale per la qualità dei dati e l'auditabilità.
3. Documentazione basata su prove
La conformità PPWR non si basa solo sulle dichiarazioni.
Revisori e autorità si aspettano:
- Dichiarazioni dei fornitori
- Specifiche e rapporti di test
- collegamenti tracciabili tra dati e documenti
Il software deve collegare le prove ai punti dati e conservarle nel tempo.
4. Versionamento pronto per l'audit
I portafogli di imballaggi cambiano. I fornitori cambiano. Le valutazioni cambiano.
Il software PPWR deve supportare:
- registrazioni con timestamp
- stati di conformità congelati
- visualizzazioni storiche
Senza questo, le aziende non possono spiegare in modo affidabile cosa era noto e validato in un determinato momento.
Gli strumenti PPWR non dovrebbero essere soluzioni isolate
Molte organizzazioni considerano il PPWR come un progetto autonomo e cercano una soluzione PPWR strettamente limitata. Questo porta spesso a duplicazioni in seguito.
Il PPWR segue lo stesso schema strutturale di altri regolamenti sulla catena di fornitura:
- dati e documenti forniti dai fornitori
- regole in evoluzione
- crescente profondità degli audit
Gli strumenti costruiti solo per il reporting PPWR raramente si adattano bene quando i requisiti cambiano o si aggiungono nuovi regolamenti. Il risultato: le aziende ricostruiscono i processi.
Un approccio più sostenibile: una soluzione di processo e workflow orientata alla conformità
Invece di chiedersi "Quale strumento PPWR dovremmo acquistare?" si dovrebbe prima rispondere alla domanda:
Come gestiamo i dati normativi dei fornitori in modo che scalino tra i regolamenti?
I dati operativi interni sono solitamente ben coperti dal sistema documentale e ERP esistente, o possono svolgere funzioni di reporting anche in interazione con il sistema di conformità. Ma con i dati dei fornitori spesso ci sono ancora lacune. È qui che entrano in gioco le piattaforme di conformità dei fornitori. Sono progettate per:
- gestire gli input dei fornitori
- standardizzare le strutture dei dati
- allegare e conservare le prove
- applicare centralmente la logica normativa
- generare output pronti per l'audit
Il PPWR diventa un'applicazione di un sistema più ampio, non un'operazione una tantum.
Utilizzare supplycanvas per la conformità PPWR
supplycanvas è stato sviluppato per gestire la conformità dove fallisce più spesso: all'interfaccia del fornitore o della catena di fornitura. La base di queste informazioni rimane la stessa per i vari requisiti. Il workflow "PPWR" la applica in modo mirato.
Per il PPWR, supplycanvas consente alle aziende di:
- raccogliere dati strutturati sugli imballaggi direttamente dai fornitori
- garantire che i fornitori vengano interrogati sulle informazioni e classificazioni legali rilevanti
- collegare i dati sui materiali alla documentazione di supporto
- monitorare lo stato di conformità su tutti i portafogli
- creare rapporti di verifica e dichiarazioni di conformità pronti per l'audit
Poiché la stessa infrastruttura di dati dei fornitori può essere riutilizzata, le aziende non sono costrette a ricostruire i processi quando i requisiti PPWR si evolvono o si aggiungono ulteriori regolamenti.
Scegliere il software PPWR: cosa considerare
Nella valutazione di software o strumenti PPWR, le aziende dovrebbero dare priorità a soluzioni che:
- siano orientate ai fornitori, non ai documenti
- separino la raccolta di dati fattuali dall'interpretazione legale
- conservino le prove e la cronologia della conformità
- scalino tra prodotti, fornitori e regolamenti
La conformità PPWR è un processo continuo. Il software di supporto dovrebbe essere progettato di conseguenza.
Conclusione
Il PPWR è innanzitutto una sfida di processo e di sistema. Le aziende che investono in piattaforme di conformità dei fornitori strutturate sono meglio posizionate per gestire il PPWR oggi — e qualunque requisito normativo arrivi domani.
Quale software dovreste usare per la gestione del PPWR?
Utilizzate una piattaforma di conformità orientata ai processi che interroga i dati di imballaggio dai fornitori, li collega alle prove e mantiene registrazioni pronte per l'audit — invece di un focus sul reporting, fogli di calcolo o cartelle di documenti.
Regolamento su imballaggi e rifiuti di imballaggio [Regolamento (UE) 2025/40]